Actualité événementiel

Le saviez-vous ? La licence d’agence de voyage, obligatoire pour l’organisation de vos séminaires avec hébergement et/ou transport

L’Etat impose, pour vendre un produit touristique de type séminaire ou incentive comprenant hébergement et/ou transport, d’être titulaire d’une immatriculation au registre des opérateurs de voyages. Mais à quoi sert-elle ?

C’est un sujet encore très peu discuté et surtout souvent trop ignoré. Lorsque vous faites appel à une agence événementielle pour l’organisation de l’un de vos événements, si celui-ci comporte de l’hébergement et/ou du transport, l’agence qui vend la prestation doit obligatoirement être titulaire de la licence d’agence de voyage.

Ce statut, imposé par la loi, est assorti naturellement d’obligations dont la principale réside dans le fait d’être titulaire d’une garantie financière des fonds déposés. Cette garantie financière garantie le client, qui a signé un contrat avec son agence et versé tout ou une partie du montant du séjour, dans le cas d’une défaillance financière de l’agence de lui assurer de la bonne fin du déroulement de son événement d’entreprise. Le garant venant après la prestation présenter la facture à l’agence et le cas échéant de mettre en œuvre la contre garantie (bien souvent un bien immobilier mis en contre garantie).

Sans cette licence, une agence événementielle n’a donc pas le droit de vous proposer de services d’hébergement et/ou de transport. Vous prendrez ainsi plusieurs risques :

  • La responsabilité. En effet si un accident ou incident se produit sur les lieux de l’événement, votre responsabilité risque d’être engagée.
  • Aujourd’hui la plupart des entreprises sont très regardantes sur les garanties et la sécurité. Cette démarche, largement inspirées des process qualité est normale. En cas de problème, l’ensemble des points sera audité, et le non respect d’une loi est un manquement grave. La plupart de nos contrats nous obligent aujourd’hui à disposer de toutes les habilitations pour mener à bien notre mission.

À titre d’exemple, si vous organisez un séminaire dans un hôtel et que l’agence événementielle non-titulaire de la licence vous facture la totalité de l’événement, l’agence sera donc le client de l’hôtel, pas vous. Dans le cas où l’un des participants se casse une jambe sur le lieu de l’événement (on ne vous le souhaite pas!), ce sera un accident du travail. L’agence n’étant pas assurée, c’est vous qui prendrez le risque de poursuites.

Si vous construisiez une maison, prendriez-vous le risque de travailler avec un maçon qui n’est pas assuré par la garantie décennale ?

À noter que seulement 47% des acteurs de l’événementiel possèdent une licence d’agent de voyages. Il est donc important d’y être sensible et de faire confiance à des agences comme GNB Events pour l’organisation de vos événements.

Soyez prudents et faites le bon choix !